La conservazione sostitutiva è una procedura che, se eseguita a norma di legge, garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico e la sua opponibilità ai terzi.

Equipara, nel rispetto di determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici.

La conservazione sostitutiva, in sostanza, rappresenta la modalità alternativa alla gestione dei documenti cartacei.

Il processo di conservazione dei documenti informatici e quello di conservazione digitale sostitutiva dei documenti analogici (cartacei) deve avvenire secondo determinate modalità tecniche.

Attualmente tali modalità tecniche sono indicate agli artt. 3 e 4 della deliberazione CNIPA n. 11/2004 richiamata dal D.M. 23/01/2004 per quanto riguarda i documenti rilevanti ai fini tributari.

La deliberazione CNIPA n. 11/2004 verrà prossimamente sostituita da un D.P.C.M. del quale è stata pubblicata sul sito della DigitPA la bozza con il titolo “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44bis del Codice”. Con l’emanazione di questo D.P.C.M. verrà data piena attuazione agli artt. 43 e 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che trattano della conservazione dei documenti informatici.